Czy wiecie, że 30 września, obchodzony jest w Polsce dzień archiwisty?
Świadectwo chrztu Witolda Niewiadomskiego. Lwów, 1911 rok. Ze zbiorów Domu Gazety Olsztyńskiej.
Chcąc nie chcąc, archiwistami bywamy wszyscy, bowiem przez całe życie gromadzimy dokumenty, które pieczołowicie zbierane stanowią materialne świadectwo naszych działań. Z tej okazji, przygotowaliśmy dla Was porady, które pomogą rozwiać archiwalne wątpliwości. Pierwsze pytanie, które stawiamy sobie przy archiwizacji brzmi: jak długo powinniśmy przechowywać konkretne dokumenty?
* Najważniejsze, czyli; akty urodzenia, ślubu, akty notarialne, świadectwa ukończenia szkół, dyplomy, licencje, umowy o pracę, dokumentację prawną i techniczną budowy czy przebudowy domu, polisy na życie przechowujemy wieczyście.
* Miesięczne raporty od pracodawcy (tzw. paski z wypłaty) warto przechowywać przynajmniej do czasu uzyskania emerytury. Są one dowodem na odprowadzanie przez zakład pracy składek.
* Rozliczenia roczne (PITy) przechowujemy pięć lat.
* Wszelkie faktury za media (np. prąd, gaz, telefon, internet) oraz potwierdzenia zapłaty warto przechowywać trzy lata, podobnie jak zakończone umowy z dostawcami, bankami, czy ubezpieczycielami.
Papier, będący nośnikiem informacji jest materiałem bardzo wrażliwym. Możemy jednak zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, tak aby służyły nam jak najdłużej. O trwałość dbamy poprzez:
* zachowywanie odpowiedniej temperatury w pomieszczeniu, nieprzekraczającej 21 stopni Celsjusza oraz wilgotności na poziomie 45-55 %. Wyższa temperatura sprawia, że papier wysusza się i ulega kruszeniu. Przekroczenie zalecanego poziomu wilgotności może spowodować zagrzybienie papieru (im wilgotniejsze środowisko, tym bardziej przyjazne dla rozwoju pleśni).
* unikanie wkładania dokumentów do foliowych koszulek. Mikroklimat panujący we wnętrzu takiej koszulki, nie jest odpowiedni dla papieru.
* przechowywanie dokumentów w bezkwasowych teczkach. Okładkę każdej z nich warto podpisać, w taki sposób, abyśmy wiedzieli od razu, co znajdziemy w środku, np. „Faktury za prąd. 2018-2021”.
* pozbycie się wszelkich metalowych części np. spinaczy lub zszywek. Rdzewiejący metal uszkadza papier.
* narażenie na jak najmniejszą ekspozycję na światło widzialne. Niestety, ale promieniowanie UV, będące częścią światła słonecznego jest wyjątkowo szkodliwe dla naszych dokumentów.
Dbając o odpowiednią ilość czasu oraz warunki przechowywania, możemy uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji. Nie zapominajmy też o odpowiednim skatalogowaniu i rozdzieleniu akt. Nie trzymajmy świadectw pracy razem z rachunkami. Pamiętajmy, że nikt nie zadba o nasze dokumenty lepiej, niż my sami.
* Najważniejsze, czyli; akty urodzenia, ślubu, akty notarialne, świadectwa ukończenia szkół, dyplomy, licencje, umowy o pracę, dokumentację prawną i techniczną budowy czy przebudowy domu, polisy na życie przechowujemy wieczyście.
* Miesięczne raporty od pracodawcy (tzw. paski z wypłaty) warto przechowywać przynajmniej do czasu uzyskania emerytury. Są one dowodem na odprowadzanie przez zakład pracy składek.
* Rozliczenia roczne (PITy) przechowujemy pięć lat.
* Wszelkie faktury za media (np. prąd, gaz, telefon, internet) oraz potwierdzenia zapłaty warto przechowywać trzy lata, podobnie jak zakończone umowy z dostawcami, bankami, czy ubezpieczycielami.
Papier, będący nośnikiem informacji jest materiałem bardzo wrażliwym. Możemy jednak zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, tak aby służyły nam jak najdłużej. O trwałość dbamy poprzez:
* zachowywanie odpowiedniej temperatury w pomieszczeniu, nieprzekraczającej 21 stopni Celsjusza oraz wilgotności na poziomie 45-55 %. Wyższa temperatura sprawia, że papier wysusza się i ulega kruszeniu. Przekroczenie zalecanego poziomu wilgotności może spowodować zagrzybienie papieru (im wilgotniejsze środowisko, tym bardziej przyjazne dla rozwoju pleśni).
* unikanie wkładania dokumentów do foliowych koszulek. Mikroklimat panujący we wnętrzu takiej koszulki, nie jest odpowiedni dla papieru.
* przechowywanie dokumentów w bezkwasowych teczkach. Okładkę każdej z nich warto podpisać, w taki sposób, abyśmy wiedzieli od razu, co znajdziemy w środku, np. „Faktury za prąd. 2018-2021”.
* pozbycie się wszelkich metalowych części np. spinaczy lub zszywek. Rdzewiejący metal uszkadza papier.
* narażenie na jak najmniejszą ekspozycję na światło widzialne. Niestety, ale promieniowanie UV, będące częścią światła słonecznego jest wyjątkowo szkodliwe dla naszych dokumentów.
Dbając o odpowiednią ilość czasu oraz warunki przechowywania, możemy uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji. Nie zapominajmy też o odpowiednim skatalogowaniu i rozdzieleniu akt. Nie trzymajmy świadectw pracy razem z rachunkami. Pamiętajmy, że nikt nie zadba o nasze dokumenty lepiej, niż my sami.
